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Por qué ser puntual en las videoconferencias

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Basándose en su propia experiencia en la docencia híbrida y las reuniones en línea, Santiago Íñiguez, presidente de IE University, comparte nueve consejos para mejorar nuestra presencia digital.

Tras la pandemia, buena parte de nuestro trabajo la continuaremos realizando en remoto. Dado que la mayoría somos “knowledge workers” (trabajadores del conocimiento), el teletrabajo está aquí para quedarse en una proporción significativa, por las ventajas que proporciona: flexibilidad, mayor productividad potencial, menor coste e incluso mejor conciliación de lo profesional con lo privado.

Gran parte de ese teletrabajo se canaliza a través de reuniones virtuales, en formato digital, a través de las múltiples plataformas que han surgido y se han consolidado durante la pandemia. Estas reuniones virtuales suelen tener un carácter más ejecutivo que las presenciales: están acotadas en tiempo más breves, apenas hay preámbulos o despedidas y el contexto promueve la interacción expeditiva. Muchos comentan que la interacción en línea carece de la espontaneidad que tiene la presencialidad, donde lo fortuito e inopinado encuentra más recorrido y favorece el intercambio informal, tan importante para consolidar las relaciones personales.

En todo caso, si gran parte del tiempo de trabajo lo vamos a pasar frente una cámara, es importante sopesar todos los aspectos que pueden contribuir a mejorar nuestra “presencia digital”, es decir, la imagen que proyectamos y la impresión que se forman nuestros interlocutores. Para ello aquí formulo una serie de consejos, basados en la experiencia de docencia híbrida y de reuniones en línea en IE University durante los últimos veinte años.

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Tus interlocutores aprovechan los encuentros para escudriñar lo que ven en el fondo: si retransmites delante de una librería se fijarán en los libros que tienes; si delante de un cuadro, el estilo que te gusta; si seleccionas un fondo blanco pensarán que tu casa carece de vida. Si selecciona un fondo virtual intente evitar que atraiga más atención que usted mismo. La luz, como en el cine o la fotografía, es fundamental: si puede utilice luz natural, y si no artificial cálida, pero evite proyectar la imagen cetrina que resulta de una mala iluminación y que le hace parecer enfermo. Por supuesto, el sonido es otro elemento fundamental: valore si puede transmitir sin auriculares con suficiente calidad. Como dice el refrán, nuna imagen vale más que mil palabras.

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es especialmente importante en las reuniones digitales. En presencia, se espera a los tardones con charlas informales. Tom Friedman titulaba su último libro “Thank you for being late”, y explicaba que cuando alguien se retrasaba a una de sus citas se lo agradecía, porque aprovechaba para hacer una llamada, repasar la agenda o responder a emails pendientes. En las reuniones digitales se pueden también aprovechar los retrasos, pero se hacen más insoportables.

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aunque no necesariamente el sonido, salvo que el organizador le diga otra cosa. No se engañe, la gente piensa que si se desconecta la cámara es porque usted se está haciendo otra cosa. Si tiene problemas de conexión, que le llevan a desconectar el video, mi consejo es que intente resolverlos si quiere teletrabajar.

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Creo que la etiqueta y la educación es la hermana menor de la ética, y refleja deferencia por los demás. Por eso, la manera en que nos vestimos o no aseamos, también en línea, es manifestación del respeto hacia los que se conectan. Para atender conferencias profesionales en línea deberíamos vestir y asearnos de forma análoga a como nos arreglamos para ir a la oficina. Es una cuestión de protocolo y de la imagen que queremos proyectar, y no es suficiente disculparse por razones de comodidad, salvo que haya tenido algún percance.

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Si este principio es aplicable a todo tipo de encuentros profesionales, es especialmente relevante en el entorno virtual, donde la comunicación no verbal -gestos o miradas, es complicada. El entorno digital no es el natural para muchos, lo que hace que exista un estrés distintivo que lleva a sobrerreaccionar ante imprevistos, y también a intentar trasladar el mensaje que se quiere trasladar a toda costa, con independencia de lo que los comentarios de otros participantes.  

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en el entorno digital, donde es más arduo retener la atención del interlocutor. Por eso, si es conveniente preparar cualquier reunión presencial, más necesario se hace para las reuniones virtuales. La relajación, exceso de confianza o improvisación es más arriesgada en el entorno digital. Tenga en cuenta que algunas de estas reuniones se graban, por lo que los errores se tornan indelebles, a diferencia de las reuniones presenciales donde los sumarios se transcriben en actas (minutes).

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como en cualquier encuentro que resulte en decisiones ejecutivas y no tenga naturaleza de brainstrorming, es siempre conveniente, especialmente en reuniones virtuales donde la impresión de fugacidad es mayor.

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especialmente al principio para romper el hielo, o en otro momento para inspirar empatía, es buen consejo para cualquier reunión, siempre que no se trivialice la conversación o no se pierda el rigor. Si sus interlocutores se divierten, además de trabajar, querrán volver a reunirse con usted.

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Finalmente, y no menor importante, seleccionar la plataforma adecuada, que tenga las aplicaciones adecuadas, sea amigable y fácil de navegar, ya sea para reuniones bilaterales o con múltiples asistentes. ¿Cuál es su favorita: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, ClickMeeting u otra?